Các công tác chuẩn bị cho một cuộc quyết toán thuế
Không phải năm nào cũng cần nhưng việc quyết toán thuế là không tránh khỏi. hiện Cục Thuế TP HN và các chi cục quận thường kiểm tra quyết toán 2-3 năm một lần. Đây là vấn đề đau đầu với các doanh nghiệp cũng như với cán bộ thuế. Bời vì Kế toán thường hay thay đổi, có các công ty, đặc biệt là các công ty tư nhân vừa và nhỏ hầu như thay đổi kế toán hàng năm, hoặc kế toán rời bỏ công ty họ hàng năm. Điều này dẫn đến kế toán trong thời kỳ chuẩn bị quyết toán thuế gặp vô cùng khó khăn, vì việc bàn giao trong 1 hay 2 ngày cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, số liệu của cả mấy năm trời, do rất nhiều kế toán để lại. Cho dù sổ sách đã được ghi chép đầy đủ, bạn vẫn phải ngồi đó trả lời các câu hỏi của nhân viên thuế. Ngoài ra, do chủ quan là các năm đã được quyết toán thì thuế sẽ không sờ đến nữa, nhưng bạn vẫn phải đối mặt với các câu hỏi về các niên độ đã quyết toán trước đó nữa. Vì thường cán bộ thuế muốn nắm thóp của mình để xem vấn đề đó được giải quyết tiếp ra sao, dù có khi đó chỉ là một bút toán phân bổ đơn giản.
Do vậy, ngoài việc nắm chắc các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ quyết toán (thường là 2 năm- tất nhiên không phải thuộc làu làu) nhưng những vấn đề họ hay xem xét đến bạn nên biết để đối phó và tránh bị phạt hay truy thu những khoản rất oan uổng.
Sau đây là một số kinh nghiệm thiết thực khi để chuẩn bị đón tiếp một cuộc kiểm tra quyết toán thuế:
1. Nhân viên thuế hay đề nghị lịch kiểm tra thích hợp với chính họ, như ngày chuẩn bị làm báo cáo hàng tháng chẳng hạn. Lý do là trong những ngày này doanh nghiệp chưa nộp báo cáo nên họ còn ” rảnh”. Tuy nhiên, hãy thẳng thừng đề nghị một ngày thích hợp với chính bạn và lưu ý rằng bạn có quyền này.
2. Bạn nên chuẩn bị một phòng riêng biệt phục vụ cq thuế trong 3 ngày liên tiếp, tránh việc các trao đổi của nhân viên trong công ty đến tai cán bộ thuế những thông tin không được phép, hoặc các chứng từ, tài liệu nội bộ không được kê khai vào sổ sách thuế bị phát hiện khi để cơ quan thuế ngồi chung với các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán
3. Bạn cần đề nghị với Giám đốc công ty thành lập một quỹ nhỏ chi phí gọi là “quỹ đón tiếp thuế” để chủ động trong việc tiếp đón như trà nước, mời ăn, trả tiền taxi… khi cần thiết để không phải bị động mỗi lần cán bộ thuế có nhã ý đề xuất. Tất nhiên quỹ này rất nhỏ và chỉ là chi phí đón tiếp chứ không phải là quỹ để chi các khoản lobby hay truy thu thuế.
4. Việc đưa ra các yêu cầu như có xe đưa đón nhân viên thuế đi kiểm tra, với lý do cục thuế không có xe, đi ăn trưa, nhờ mua cái nọ cái kia ….là chuyện bình thường. Do vậy bạn cần cân nhắc xem cái nào bạn có thể đáp ứng được để tạo mối quan hệ hữu hảo để dễ làm việc, cái nào là quá đáng quá thì bạn cần có thái độ từ chối kiên quyết nhưng khéo léo và lịch thiệp
5. Chủ doanh nghiệp có thể hoặc không đồng tình với bạn về vài điểm trên đây. Cần nhất là thông nhất với sếp của bạn trước về cách làm việc với nhân viên thuế. Tuy nhiên, tốt nhất là bản thân bạn nên sắp xếp trước từ lịch làm việc, phân công, giấy tờ.
6. Để chắc chắn mọi hồ sơ, giấy tờ, số liệu của hệ thống kế toán đã ổn, không còn sai sót lớn… thì tốt nhất bạn nên đề nghị sếp thuê một đơn vị thứ 3 hoặc đề nghị một bộ phận nào đó trong công ty (như là ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ…) kiểm tra, rà soát lại một lần nữa thật chắc chắn trước khi cơ quan thuế đến.
